Talousohjesääntö

KUVATAIDEAKATEMIAN TALOUSSÄÄNTÖ

 

1   YLEISTÄ

 

1.1 Taloussäännön soveltamisala

 

Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelussa, tiliorganisaatiossa, maksuliikkeessä, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä, materiaalitoiminnoissa,   tuloksellisuuden laskentatoimessa sekä sisäisessä valvonnassa noudatetaan lakia valtion talousarviosta (423/88 muutettu 1372/91, 165/92, 307/92, 978/95, 380/96, 430/98, 960/98, 217/00, 384/00, 678/00, 898/00, 689/01, 1109/01,974/02,1056/02), asetusta valtion talousarviosta (1243/92, muutettu 927/94, 1587/95, 1042/96, 600/97, 823/97, 1111/98, 263/00, 1054/00, 254/04), Yliopistolakia (645/97), Yliopistoasetusta(115/98), Valtion maksuperustelakia (150/92, muutettu 348/94, 749/96, 961/98,721/00,546/06) ja -asetusta (211/92, muutettu 818/95, 1200/06),   päätöstä valtion talousarvion yleisistä soveltamismääräyksista ja tätä taloussääntöä

 

Hankinnoissa noudatetaan seuraavia säädöksiä:

 

Laki julkisista hankinnoista (1505/92, muutettu 1523/94, 725/95, 1247/97, 633/99, 1009/01, 1530/02)

Asetus kynnysarvot ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista (380/1998)

Asetus kynnysarvot ylittävistä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja teletoiminnan alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (381/1998)

Asetus valtion hankinnoista (1416/93, muutettu 28/94, 694/99)

Asetus hankinnoista, joihin ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista (342/1994)

Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös julkisten hankintojen ilmoitusmenettelystä (909/1994)

Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen vahvistamisesta (1417/1993) (JYSE 1994)

Kuvataideakatemian hankintaohjesääntöä

 

Taloussääntöä noudatetaan soveltuvin osin yliopiston hoidossa olevissa rahastoissa.

 

1.2 Tiliviraston päättämät muut ohjesäännöt

 

Taloussääntöön liittyvistä asioista määrätään lisäksi Kuvataideakatemian hallintojohtosäännössä, hankintaohjesäännössä ja sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä.

 

1.3 Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta

 

Sisäinen valvonta on yliopiston itsensä toteuttama valvonnan kokonaisuus. Sisäinen valvonta on johdon väline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi tavoitteiden saavuttamisesta. Varsinainen valvonta tapahtuu yliopiston omissa toimintaprosesseissa. Rehtorilla ja hallintojohtajalla on vastuu sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta.

 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan viitekehyksenä toimii Coso-Erm -malliin perustuva valvontakehikko, joka jakaantuu kahdeksaan osa-alueeseen:

-          sisäinen toimintaympäristö

-          tavoitteiden asettaminen

-          riskien tunnistaminen

-          riskien arviointi

-          riskeihin vastaaminen

-          valvontatoimenpiteet

-          informaatio ja tiedonkulku

-          seuranta

 

Onnistunut sisäinen valvonta edistää organisaation joustavuutta ja mahdollistaa tuloksekkaan toiminnan päätösvallan delegoinnin kautta, kun delegoija huolehtii sisäisen valvonnan mekanismien olemassaolosta ja valvoo niiden toimimista. Päätösvallan delegoinnit ilmenevät hallintojohtosäännöstä. Yliopiston johto ja muut, jotka ovat vastuussa toiminnan tavoitteiden saavuttamisesta, ovat vastuussa myös näihin toimintoihin liittyvistä valvontaprosesseista. Osaston esimiehen valvontavelvollisuus koskee kaikkea kyseisessä osastossa työskentelevän henkilöstön käytössä olevaa rahoitusta. Osaston johtajat vastaavat siitä, että taloussäännössä määrättyjä sisäisen valvonnan menettelyjä noudatetaan. Osaston johtajan tulee säännöllisesti arvioida sisäisen valvonnan menettelyjen riittävyyttä omassa osastossaan ja ilmoittaa hallinto-osastolle havaitsemistaan heikkouksista menettelyjen kehittämiseksi.

 

Valvonta määritellään dynaamiseksi, integroiduksi toimintoketjuksi, jota hallitus, johto ja muu henkilöstö toteuttavat. Valvontaprosessin on tarkoitus tuottaa kohtuullinen varmuus seuraavien tavoitteiden toteuttamisesta (vrt. TaA 69§):

 

1) toimintojen tuloksellisuus, tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus

2) resurssien menetysten estäminen ja ehkäisy

3) taloudellisen informaation ja johdon informaation luotettavuus sekä

4) lakien, sääntöjen ja sisäisten toimintaperiaatteiden noudattaminen.

 

Sisäisen valvonnan keskeisiä välineitä ovat:

 

1) Dokumentointi: sisäisen valvonnan rakenne ja kaikki merkittävät tapahtumat on dokumentoitava selvästi ja dokumentoinnin on oltava helposti saatavilla. Dokumentaation perusteella tulee olla mahdollista jokaisen tapahtuman jäljittäminen alusta alkaen, prosessin aikana, ja sen tultua loppuun suoritetuksi.

 

2) Tapahtumien viivyttelemätön ja oikea kirjaaminen: tapahtumat on merkittävä muistiin viivyttelemättä ja luokiteltava oikein.

 

3) Valtuuttaminen tapahtumiin ja näiden toteuttaminen: vain henkilöt, joilla on siihen toimivalta, saavat myötää valtuudet tapahtumiin. Nämä on toteutettava myönnetyn toimivallan puitteissa. Valtuutukset tulee dokumentoida ja niiden tulee sisältää valtuuttamisen erityiset edellytykset ja ehdot.

 

4) Tehtävien eriyttäminen: Avainvelvollisuudet - ja tehtävät valtuuksien myöntämisessä sekä tapahtumien käsittelyssä, muistiin merkitsemisessä ja tarkastamisessa tulee jakaa eri henkilöiden kesken. Tarkoituksena on tällöin vähentää virheistä, tuhlauksesta tai luvattomista teoista johtuvaa riskiä ja riskiä olla havaitsematta tällaisia ongelmia.

 

5) Työnjohto: On huolehdittava pätevästä työnjohdosta sen varmistamiseksi, että sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan.

 

1.4 Sisäisen valvonnan kohdentaminen

 

Sisäisen valvonnan kohdentamisessa käytetään apuna sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastuksen tuottamaa riskianalyysia. Valvonnassa painotetaan niitä toimintoja, joissa taloudelliset riskit ovat suurimpia.

 

1.5 Sisäinen valvonta osana yliopiston perustoimintoja

 

Yliopiston johto pyrkii vaikuttamaan ilmapiiriin siten, että sisäinen valvonta koetaan luontevaksi osaksi toimintaa.

 

1.6 Sisäisen valvonnan suhde yliopiston kehittämishaasteisiin

 

Kuvataideakatemian kehittämishaasteisiin kuuluu henkilöstön kehittäminen. Tavoitteena on ammattitaitoinen, työhönsä sitoutunut ja hyvinvoiva henkilöstö. Tämä koskee myös taloudenhoidon eri tehtäviin osallistuvaa henkilökuntaa.

 

1.7 Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toimenpiteisiin ryhtyminnen

 

Osaston johtajan tulee osastonsa toiminnan järjestelyssä ja valvonnassa ottaa huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat. Osaston johtaja vastaa siitä, että sisäisen valvonnan tuottaman tiedon pohjalta ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin.

 

1.8 Talousarvioasetuksen 65 §:n edellyttämät sisäistä valvontaa koskevat selostukset

 

Yliopiston toimintakertomukseen tulevan arvioinnin sisäisen valvonnan   ja siihen sisältyvän riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä sekä sen perusteella laaditun lausuman sisäisen valvonnan tilasta ja olennaisimmista kehittämistarpeista (sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma) laatimisvastuu on yliopiston johdolla.

 

 

2   TILIVIRASTON TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO

 

2.1 Tilivirastotehtävien organisointi tilivirastossa

 

Yliopistolle tilivirastona kuuluvat tehtävät hoitaa hallinto-osasto ellei tässä taloussäännössä tai hallintojohtosäännössä joidenkin tehtävien osalta ole toisin määrätty. Taloushallinnon käytännön tehtävät tuottaa hallinto-osaston toimeksiannosta ja sen valvonnassa pääkaupunkiseudun yliopistojen yhteinen palvelukeskus.

 

Yliopiston tilivirastotehtävien kehittämisestä vastaa hallinto-osasto.

 

Kunkin osastojohtajan tehtävänä on huolehtia osaston taloustehtävien järjestelystä ja hoitamisesta.

 

2.2 Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät

 

Tiliviraston hoidossa olevien rahastojen maksuliikkeestä ja kirjanpidosta vastaa hallinto-osasto. Rahastojen varojen sijoittamisesta vastaa hallintojohtaja

 

2.3 Maksupisteiden ja tilintekijöiden perustamisesta päättäminen

 

Maksupisteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä tilintekijöistä

päättää hallintojohtaja.

 

 

3   TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA

 

3.1 Toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä ja suunnitteluasiakirjat

 

Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä koostuu seuraavista osa-alueista: usean vuoden kattava strateginen toiminnan ja talouden suunnittelu, vuotuisen toiminnan ja talouden suunnittelu sekä suunnitelmien ja tulostavoitteiden toteutumisen seuranta.

 

Taloussunnitteluun liittyviä suunnitteluasiakirjoja ovat toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvioehdotus, opetusministeriön ja yliopiston välinen tulossopimus, johtoryhmän periaatepäätös määrärahojen jaosta sekä hallituksen määrärahojen jakopäätös.

 

3.2 Toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvioehdotus

 

Yliopisto laatii vuosittain yliopiston strategista suunnitelmaa toteuttavan toiminta- ja taloussuunnitelman opetusministeriön ohjeiden mukaisesti.

Yliopiston hallitus hyväksyy näiden pohjalta opetusministeriölle tehtävän yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelman ja talousarvioehdotuksen. Hallinto-osasto vastaa asiakirjan toimittamisesta opetusministeriöön sekä tietojen sijoittamisesta valtiokonttorin ylläpitämään yleisessä tietoverkossa saatavilla olevaan tietopalveluun, Netraan.

 

3.3 Lisätalousarvioehdotus

 

Esityksen lisätalousarvioehdotukseksi valmistelee hallinto-osasto. Yliopiston hallitus hyväksyy ehdotuksen.

 

3.4 Tulostavoitteet

 

Yliopiston tulostavoitteista sopii rehtori opeusministeriön kanssa.

Tulosneuvottelut käydään opetusministeriön kanssa hallituksen hyväksymän toiminta- ja taloussuunnitelman perusteella. Neuvottelun tuloksena laaditaan tulossopimus, jonka allekirjoittavat yliopiston puolesta rehtori ja hallintojohtaja.

 

3.5 Talousarvion tilijaottelu

 

Esityksen yliopiston talousarvion tilijaotteluksi sekä tilijaotteluun tehtävät muutokset laatii hallinto-osasto ja hyväksyy hallintojohtaja .

 

3.6 Esitys arviomäärärahan ylittämisestä

 

Esityksen arviomäärärahan ylittämisestä tekee hallinto-osasto.

 

3.7 Sisäinen budjetti

 

Vuosittain käytävissä sisäisissä neuvotteluissa rehtori neuvottelee osastojen kanssa lähivuosien toiminnan tavoitteet ja seuraavan vuoden määrärahat. Hallinto-osasto valmistelee edellä mainittujen neuvotteluiden perusteella määrärahojen jakoesityksen hallitukselle.

 

Johtoryhmä päättää määrärahojen jaon periaatteet. Hallitus jakaa määrärahat esittelystä osastoille.

 

3.8 Kassavirtasuunnittelu

 

Hallintojohtaja vastaa siitä, että valtiovarainministeriön ohjeiden mukaiset kassavirtalaskelmat laaditaan ja että ne toimitetaan valtiovarainministeriön käyttöön. Laskelmat laatii ja toimittaa ministeriöön palvelukeskus, joka huolehtii myös yliopiston menotiliin liittyvän teknisen limiitin valvonnasta.   Limiitti varmistetaan siten, että maksatusaineisto lähetetään maksuliikepankkiin eräpäivää edeltävänä päivänä.

 

3.9 Toiminnan ja talouden seuranta

 

Osastot raportoivat toiminnastaan ja tulostavoitteiden toteutumisesta vuosittain. Hallinto-osasto vastaa yliopiston toimintakertomuksen laatimisesta osana tilinpäätöstä.

 

Hallinto-osasto vastaa määrärahojen yleisseurannasta ja siitä, ettei yliopiston määrärahoja ylitetä.

 

Kukin osastonjohtaja vastaa sille osoitettujen määrärahojen käytöstä ja siitä, ettei osaston määrärahoja ylitetä.

 

 

4   MAKSULIIKE

 

4.1 Yleiset määräykset

 

Yliopiston maksuliike hoidetaan valtion talousarvioasetuksessa tarkoitetun riittävän yhtenäisen, turvallisen ja tarvittavat tiedot antavan järjestelmän mukaisesti (TaA 40§).

Menot maksetaan yliopiston menotililtä tilisiirtoa käyttäen ja tulot peritään tulotilille tai kassaan. Suoraan kassasta tai tililtäottokorttia käyttäen voidaan kiireellisiä menoja maksaa vain silloin, kun tilisiirto ei ole mahdollinen tai tarkoituksenmukainen.

 

4.2 Konsernitilin piiriin kuuluvat tulo- ja menotilit

 

Yliopiston pankkitilien avaamis- ja lopettamispyynnöt Valtiokonttorille allekirjoittaa hallintojohtaja.

 

Pankkitilien hallinnasta noudatetaan Valtiokonttorin määräystä 342/03/200 .

 

Pankkien kanssa tehtävät sopimukset allekirjoittaa hallintojohtaja. Allekirjoitetut sopimukset toimitetaan Valtiokonttoriin.

 

Hallintojohtaja päättää pankkitilien käyttöoikeuksista palvelukeskuksen esittelystä siten, että käyttövaltuudet annetaan kahdelle henkilölle yhdessä. Käyttöoikeuksien antamista, muuttamista ja lopettamista koskeva allekirjoitettu ilmoitus toimitetaan Valtiokonttoriin. Valtuutetuista henkilöistä ja valtuutusajoista pidetään luetteloa palvelukeskuksessa.

 

Yliopiston maksuliiketileistä ja maksuaineiston lähettäjistä pidetään luetteloa palvelukeskuksessa .

 

Kate- ja tyhjennyssiirtojen valvonnasta vastaa palvelukeskus.

 

4.3 Suoraveloitukset

 

Hallintojohtaja voi antaa pankille valtuuden palkkojen ja pankkipalvelumaksujen suoraveloitukseen yliopiston maksuliikemenotililtä.

 

Palvelukeskus valvoo, että suoraveloitetut maksut täsmäävät pankkitilin veloitusten kanssa . Tarkastuksesta ja hyväksymisestä tehdään pysyvä merkintä tiliotteen erittelyyn.

 

4.4 Maksukortit

 

Yliopistolla voi olla käytössään maksukortteja menojen maksamista varten. Niillä ei ole mahdollista nostaa käteistä eikä maksaa henkilökohtaisia menoja.

 

Maksukorttisopimukset hyväksyy hallintojohtaja.

 

Maksukortin haltija allekirjoittaa maksukortin käyttöön liittyvän sitoumuksen, jossa hän sitoutuu noudattamaan myöntäjän ja yliopiston ehtoja.

 

Maksukortteihin mahdollisesti liittyvät asiakasedut käytetään yliopiston hyväksi.

 

Maksukorttisopimuksista pidetään luetteloa hallinto-osastossa .

 

4.5 Maksuvälineiden hyväksyminen

 

Rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan   pankkivekseli ja sekki.   Pankki-

vekseli ja varmennettu sekki sekä muukin sekki voidaan ottaa vastaan, jos asianomaisen pankin kanssa sovitaan katteen varaamisesta. Ilman katteen varaamista sekki voidaan ottaa vastaan siitä määrästä, josta pankit ovat yleisesti sitoutuneet vastaamaan. Pankkivekselit ja sekit on esitettävä lunastettaviksi viipymättä.

 

Maksukortti voidaan ottaa vastaan silloin, kun maksukorttitakuu kattaa suorituksen tai kun katevarmennus on tehty. Maksukorttimaksu on kuitenkin mahdollinen vain edellyttäen, että yliopistolla on tekniset valmiudet sen vastaanottamiseen.

 

4.6 Verkkokaupan maksutavat

 

Tavaroita tai palveluita voidaan tietoverkon kautta ostaa ensisijaisesti laskua vastaan. Yliopiston luottokorttia voidaan käyttää maksuvälineenä, mikäli myyjäosapuoli on luotettava. Tarkemmat ohjeet luottokorttien käytölle maksuvälineenä verkkokaupassa annetaan kortin myöntäjän ja yliopiston käyttöehdoissa.

 

Tavaroita tai palveluja voidaan myydä tietoverkon kautta laskua tai luottokorttisuoritusta vastaan. Luottokorttimaksujen vastaanottamisessa on noudatettava edellä luvussa 4 annettuja määräyksiä. Web-maksujen vastaanottoon tarvittavan valtiovarainministeriön luvan hakemisesta päätää hallintojohtaja.

 

4.7 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen

 

Maksunsaaja rekisteri on osa maksuliike- ja kirjanpitojärjestelmää. Maksunsaaja perustetaan järjestelmään menolaskun perusteella. Maksunsaajan pankkitili muutetaan järjestelmään maksunsaajan kirjallisen ilmoituksen perusteella. Maksunsaajan perustaja ja laskun tallentaja ei voi olla sama henkilö kuin maksatusaineiston lähettäjä. Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen ja siinä käytettyjen menettelytapojen asianmukaisuus ovat palvelukeskuksen vastuulla .

 

 

5  MENOJEN KÄSITTELY

 

5.1 Yleiset hankintaperiaatteet

 

Hankinnat suoritetaan yliopiston kannalta edullisimmalla tavalla, elleivät erityiset määräykset ja ohjeet edellytä poikkeamista tästä periaatteesta. Hankinnat perustuvat pääsääntöisesti kirjallisiin tilauksiin. Hankintojen tulee tapahtua ensisijaisesti suljettuna hankintana. Neuvottelu- tai suoraa hankintaa voidaan käyttää vain, mikäli erityiset syyt sitä edellyttävät. Hankinnoissa on noudatettava hankintoja koskevia säädöksiä.

Hankintoihin liittyvät menettelytavat on kuvattu yksityiskohtaisesti akatemian hankintaohjesäännössä, jonka valmistelee hallinto-osasto.

 

5.2 Menojen maksamista koskevat yleiset määräykset

 

Menopäätökset ja menoihin sitovat sopimukset on tehtävä valtiolle kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisilla maksuehdoilla. Maksut on suoritettava valtiolle edullisimmalla tavalla ottaen huomioon kassa- ja muut alennukset sekä eräpäivä.

 

5.3 Menoon sitoutuminen sekä menojen tarkastaminen ja hyväksyminen

 

Menopäätöksen teko-oikeus on pääsääntöisesti osastonjohtajalla tai hänen määräämällään.

 

Ennen tilauksen tekemistä tai muulla tavoin menon maksamiseen sitoutumista, menopäätöksen tekijän on varmistettava, että meno on laillinen ja tarkoituksenmukainen, ja että valtuus ja määräraha riittävät .

 

Maksuehdoista ja laskutuksesta on sovittava tilausta tai sopimusta tehtäessä.

 

Maksu suoritetaan laskun tai maksuasiakirjan perusteella, josta käy ilmi vastaanotettu tuotannontekijä tai muu menon peruste.

 

Lasku, laskelma tai asiakirja, johon meno perustuu, on tarkastettava ennen maksua. Tarkastuksessa on varmistuttava siitä, että asiakirjan sisältö on sekä asiallisesti että numerollisesti oikein.

 

Numerotarkastajan tulee tarkastaa, että

-          laskusta käy selville, mistä meno on aiheutunut

-          lasku täyttää ALV-lain vaatimukset, kun on kyse arvonlisäverovelvollisesta toiminnasta

-          laskuun merkityt alennukset otetaan huomioon

-          toimittaja on ennakkoperintärekisterissä

-          maksunsaajan pankkitili vastaa toimittajarekisterissä olevaa tietoa

-          laskussa on laskun päiväys, laskun numero, eräpäivä, bruttosumma, myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste, toimituspäivä/palvelun suorittamispäivä tai ennakkomaksun maksupäivä

-          matkakustannusten kuitit ovat matkalaskun liitteenä ja ne täsmäävät matkalaskuun.

 

Numerotarkastuksesta on tehtävä pysyvä merkintä menotositteeseen.

 

Numerotarkastus tehdään palvelukeskuksessa. Sähköisessä käsittelyssä numerotarkastus tehdään ostoreskontranhoitajan roolilla. Reskontranhoitaja tekee numerotarkastuksen ennen menotositteen lähettämistä asiatarkastajalle. Numerotarkastuksesta ei tehdä reskontramerkinnän lisäksi muuta erillistä merkintää. Numerotarkastuksen tekijän tulee näkyä järjestelmässä selväkielisenä.

 

Asiatarkastajan tulee tarkastaa, että

-          liitteenä on mahdollinen kuormakirja/lähetyslista vastaanottomerkinnöin varustettuna tai että tavaran tai palvelun toimittamisesta on muutoin voitu varmistua

-          meno on perusteeltaan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen

-          matkalaskujen osalta työ- tai virkamatka on suoritettu matkustussäännön ja matkamääräyksen mukaisesti

-          kalusto- ja laitehankinnat on viety irtaimisto- ja käyttöomaisuusrekisteriin .

 

Koneellista tietovälinettä käytettäessä asiatarkastus tehdään koneellisesti ilman elektronista allekirjoitusta. Asiatarkastuksen tekijän nimen tulee näkyä järjestelmässä selväkielisenä.

 

Menotositteiden asiatarkastuksen suorittaa hankinnan toteuttamisesta tai asian hoitamisesta vastaava henkilö.  

 

Lasku, laskelma tai asiakirja, johon meno perustuu, on hyväksyttävä.

 

Hyväksyjä vastaa, että

-          meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen

-          kirjanpidon tili, jolle meno kirjataan, on merkitty ja se on oikein

-          määrärahaa on riittävästi ja ao. määrärahaa voidaan käyttää ko. menon maksamiseen

-          meno maksetaan oikea-aikaisesti ja oikealle maksunsaajalle

-          lasku on sekä numerollisesti että asiallisesti tarkastettu.

 

Koneellista tietovälinettä käytettäessä tositteen hyväksymismerkinnän tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä tai selväkieliseksi saatettavissa oleva henkilökohtainen tunnus sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Hyväksyminen allekirjoitetaan elektronisesti. Elektroninen allekirjoitus todentuu henkilökohtaisen salasanan avulla.

 

Menon asiatarkastajan ja hyväksyjän tulee olla eri henkilö.

 

Osaston käyttöön jaettuja määrärahoja koskevilla menoilla on kaksi asiatarkastajaa. Ensimmäinen asiatarkastaja vastaa menon asiallisuudesta. Toinen asiatarkastaja, asianomaisen osaston osastonjohtaja, vahvistaa tekemällään asiatarkastuksella osaston määrärahojen käytön.

 

Kaikki menot hyväksyy hallintojohtaja tai hänen määräämänsä.

 

Menojen hyväksyjiä koskevat määräykset annetaan kirjallisesti ja ne säilytetään hallinto-osastossa. Määräyksistä tulee ilmetä, mitä menoja kukin henkilö on oikeutettu hyväksymään. Hyväksyjä itse varmistaa, että menojen hyväksymisessä ei ole jääviyttä.

 

Maksutoimeksiantoja voidaan tehdä vain asianmukaisesti hyväksytyille menoille. Maksutoimeksiannon tekee aina kaksi yliopiston pankkitilin käyttöoikeuden omaavaa henkilöä yhdessä.

 

Ennen lopullisen maksatusaineiston muodostamista tarkastetaan, että aineistossa olevat loppusummat ja toimittajien pankkiyhteystiedot vastaavat tositteissa oleviin tietoihin. Maksutoimeksiantoon osallistuvien henkilöiden on tarkastettava, että konekielisessä maksutoimeksiannossa maksuun pantava summa vastaa reskontrasta tai muusta vastaavasta järjestelmästä ajetun lopullisen maksuluettelon summaa ja maksutapahtumien kappalemäärää, ja että maksutoimeksiannon summa sekä maksutapahtumien kappalemäärä ovat samat kuin pankista saadun palautteen vastaavat määrät. Jos näin ei ole, on eron syy selvitettävä viiveettä.

 

Palvelukeskus pitää luetteloa maksutoimeksiantajista.

 

Menojen käsittelyssä noudatetaan Valtiokonttorin tulojen ja menojen käsittelyyn antamia ohjeita (342/03/2004).

 

5.4 Ennakkomaksujen yleiset menettelysäännöt

 

Poikkeustapauksissa voidaan yliopiston kannalta kiireinen ja välttämätön meno maksaa ennakkona. Ennakon maksamisesta päättää hallintojohtaja. Ennakontilitykset on tehtävä viipymättä.

 

5.5 Maksut ulkomaille

 

Ulkomaan maksut tulee tarkastaa ja hyväksyä kuten kotimainen menotosite.

Konekielisen maksutoimeksiannon pankkiin tekevät henkilöt, joilla on tilinkäyttöoikeudet ja tarvittavat salasanat.

 

5.6 Matkamenot

 

Virkamatkasta on oltava hyväksytty matkamääräys.

 

Matkamääräyksen hyväksyy rehtori tai hänen määräämänsä.

 

Rehtorin matkamääräyksen hyväksyy hallintojohtaja .

 

Matkalasku on tehtävä viipymättä ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Hallintojohtaja tai hänen määräämänsä voi antaa luvan myöhästyneenä esitetyn matkalaskun maksamiseen. Matkalaskuun tulee liittää ne tositteet, joiden perusteella matkustaja laskuttaa matkaan liittyviä menoja.

 

Numerotarkastuksen suorittaa hallintojohtajan määräämä henkilö.

 

Matkalaskun numerotarkastaa ja asiatarkastaa hallintojohtajan määräämä henkilö .

 

Matkalaskun hyväksyy hallintojohtaja. Hallintojohtajan matkalaskut hyväksyy suunnittelupäällikkö.

 

Matkaennakot on pyydettävä kirjallisesti. Hakemukseen on liitettävä asianmukaisesti hyväksytty matkamääräys. Ennakkoa maksetaan enintään 80%. Liikaa saatu matkaennakko on palautettava välittömästi, kun matkalasku on hyväksytty. Matkan peruuntuessa matkaennakko on palautettava heti.

 

Majoitus- ja matkapalvelut tilataan siitä matkatoimistosta, jonka kanssa yliopistolla on sopimus. Muun toimittajan käyttö on mahdollista sen ollessa edullisempi. Muulle kuin omalle henkilöstölle maksettavissa matkakorvauksissa noudatetaan soveltuvin osin valtion matkustussääntöä ja tätä sääntöä.

Ulkopuolisen rahoittamaa virkamatkaa varten tulee aina olla kirjallinen virkamatkamääräys. Virkamatkamääräyksen edellytyksenä on, että matka liíttyy henkilön virkatehtäviin ja että matkan vastaanottaminen ei vaaranna virkatehtävien hoidon tasapuolisuutta tai luottamusta virkamiehen tasapuolisuuteen.

Ulkopuolisten maksamien virkamatkojen osalta noudatetaan edellä mainitun lisäksi VM:n ohjetta 10/2001.

 

Taksia voidaan käyttää virkamatkoilla taloudellisesti perusteltavissa tilanteissa. Oman auton käytössä virkamatkoihin samoin kuin matkustus- ja majoituspalveluiden hankinnassa noudatetaan valtion matkustussääntöä.

 

5.7 Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot

 

Valtion varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi yliopiston tehtäväalueilla toimiville. Muuta kuin yliopiston toimintarahaa saadaan käyttää edustusluonteisiin tarkoituksiin vain, jos määrärahan käyttöperusteet sen nimenomaisesti sallivat tai määrärahan käyttötarkoitus muutoin edellyttää edustustilaisuuksien järjestämistä. Edustusmenojen tulee olla kohtuullisia ja tuhlailua tulee välttää.

 

Yliopiston omalle henkilökunnalle tarjoilua voidaan järjestää koulutus-, kokous- ja juhlatilaisuuksissa.

 

Edustusmenot hyväksytään kuten matkalaskut.

 

Hallintojohtajan tulee valvoa, että yksikön edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksiin käytetyt menot pysyvät kohtuullisina.

 

5.8 Kulukorvaukset

 

Oman puhelimen käytön korvauksen edellytyksenä on yksityiskohtaisen puheluerittelyn liittäminen laskuun. Työntekijä maksaa itse kaikki kiinteäluonteiset menot.

 

Tietoliikennemenojen korvaamisen edellytyksenä on, että henkilön kanssa on tehty sopimus, jossa hänellä on velvollisuus hoitaa työtehtäviään myös kotoa käsin.

 

Laskut tarkastetaan ja hyväksytään kuten muut menolaskut.

 

5.9 Palkkamenot

 

Palkanlaskennasta huolehtii hallinto-osasto. Palkanlaskennan perusteet ja niissä tapahtuvat muutokset sekä muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät on ilmoitettava laskentaa suorittaville henkilöille kirjallisesti.

 

Palkkiosta ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, josta tulee käydä ilmi laskuttajan nimi, osoite, henkilötunnus, verotuskunta sekä työn suoritusaika ja maksuperuste.

Palkkaluetteloiden numerotarkastuksen ja palkkausmenojen asiallisen tarkastuksen suorittaa hallintojohtajan määräämä henkilö.

 

Palkka-aineistojen osalta asiatarkastaja tarkastaa

-          palkkalistan

-          muuttuneiden tapahtumien luettelon

-          jakajapankkiaineiston (koonti/kateluettelo)

-          tilierittelyn oikeellisuuden.

 

  Tarkastuksesta on tehtävä pysyvä merkintä palkkalistaan ja tilierittelyyn.

 

Palkkaluettelon hyväksyy ennen palkkojen maksua rehtori tai hänen määräämänsä. Hyväksymisessä noudatetaan, mitä menolaskujen käsittelystä on määrätty. Hyväksymisestä on tehtävä pysyvä merkintä palkkalistaan ja tilierittelyyn.

 

Palkat ja palkkiot maksetaan pankkisiirron välityksellä saajan ilmoittamaan rahalaitokseen . Maksutiedot lähetetään jakajapankille ohjelmistotalon toimesta. Jakajapankkina käytetään Kuvataideakatemian maksuliikepankkia.

 

Palkkojen katteiden maksussa voidaan käyttää suoravelotusmenettelyä.

Palkkojen katemaksuluettelot hyväksyy rehtori tai hänen määräämänsä.

 

Maksumääräys merkitään katemaksuluetteloon ja palkkaluetteloon ennen maksua.

 

5.10 Palkkakirjanpidosta vastaa hallinto-osasto.

 

Vuosi-ilmoitukset, ennakonpidätysten, sosiaaliturvamaksujen, lähdeverojen, eläkemaksujen, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksujen, työttömyysvakuutusmaksujen, ulosottojen ja ammattiliittojen jäsenmaksujen tilitykset allekirjoittaa hallintojohtaja tai hänen määräämänsä.

 

Hallinto-osasto huolehtii ennakonpidätyksen toimittamisesta Epl 25 §:n mukaisesti työ- ja käyttökorvauksista ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalta maksunsaajalta. Luonnolliselle henkilölle maksetusta työ- ja käyttökorvauksesta suoritetaan ennakonpidätys palkkajärjestelmässä.

 

5.10 Työterveyshuollon menot

 

Hallintojohtaja vastaa siitä, että kaikki terveystietoja käsittelevät antavat vaitiolositoumuksen.

 

Työterveyshuollon laskut tarkastaa hallintojohtajan määräämä henkilö ja hyväksyy hallintojohtaja.

 

Työterveyshuollon laskujen ja muiden asiakirjojen käsittelijöiden tulee noudattaa salassapitosääntöjä. Asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä tulee huolehtia että tietosuoja- ja tietoturvallisuusvelvoitteita noudatetaan.

 

 

6  TULOJEN KÄSITTELY

 

6.1 Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt

 

Talousarvioasetuksen mukaisesti tulot on perittävä asianmukaisesti ja oikeamääräisenä.

 

Syntynyt saaminen on viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti laskutettava. Laskua ei kuitenkaan ole tarpeen käyttää, jos peritään määräaikoina toistuvia tuloja, jotka on sovittu tai säädetty vaatimatta maksettaviksi, taikka jos maksu perustuu erityiseen sitoumukseen tai päätökseen, josta ilmenevät maksuvelvollisuus ja maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot.

 

Laskussa tai muussa velkomisasiakirjassa on mainittava ainakin maksaja, maksun aihe, maksettava euromäärä, maksun vastaanottaja, eräpäivä ja pankkitilin numero, viivästyskorko sekä arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Maksuehdoista on määrätty valtion maksuperusteasetuksessa. Laskutus tapahtuu pääsääntöisesti euroissa, mutta myös muissa valuutoissa voidaan laskuttaa.

 

Laskutuksesta huolehtii se osasto, jonka käsiteltäviin asioihin saaminen kuuluu. Laskuttava yksikkö tarkastaa ja hyväksyy laskutuksen oikeellisuuden.

 

Laskutuksessa, laskuaineiston tarkastuksessa ja hyväksymisessä noudatetaan Valtiokonttorin tulojen ja menojen käsittelyyn antamia ohjeita (342/03/2004).

 

Laskusta toimitetaan jäljennös palvelukeskukseen . Tarkemmat ohjeet laskutuksesta antaa hallinto-osasto. Hallintojohtaja hyväksyy tuloja koskevat laskut.

 

Saatavista tulee pitää saatavareskontraa. Vähäisten tulojen osalta saatavareskontran voivat muodostaa laskujen ja muiden veloitusasiakirjojen jäljennökset, jotka numeroidaan juoksevasti ja joihin tehdään tarvittavat merkinnät.

 

Saadun maksusuorituksen kirjaamiskelpoisuus on varmistettava tarkastamalla, että suoritus on velkomisasiakirjan mukainen. Saadun maksusuorituksen tarkastuksen suorittaa hallintojohtajan määräämä henkilö ja hyväksymisen suorittaa hallintojohtaja. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä on tositteeseen tehtävä päivätty ja allekirjoitettu merkintä. Hyväksymismerkinnästä tulee käydä ilmi tilit, joille tulo kirjataan.

 

Suoritusten vastaanoton tarkastuksesta ja hyväksymisestä pankkitilille noudatetaan Valtiokonttorin menojen ja tulojen käsittelyyn antamia ohjeita (342/03/2004).

 

6.2 Ulkopuolisen rahoituksen yleiset menettelytavat

 

Rahoitusta koskevat hakemukset allekirjoittaa rehtori tai hänen määräämänsä.

Rahoituspäätöksiin perustuvat laskut hyväksyy hallintojohtaja.

Osaston johtaja valvoo osastolle myönnettyjen varojen käytöä sekä vastaa käytön seurannasta ja raportoinnista.

 

Hallinto-osasto päättää uuden projektin perustamisesta, missä yhteydessä selvitetään myös arvonlisäverollisuus ja budjetointiperusteet. Tämän jälkeen palvelukeskus perustaa projektin kirjanpitojärjestelmään. Hallinto-osasto valvoo varojen käyttöä yleisellä tasolla ja antaa ohjeita varojen käytöstä.

 

6.3 Maksullisen toiminnan ja yhteistoiminnan tulot

 

Maksullisen toiminnan ja yhteistoiminnan suoritteiden hinnoittelussa on noudatettava valtion maksuperustelakia ja asetusta sekä opetusministeriön määräyksiä.

 

6.4 EU-rahoitus

 

EU:n myöntämää rahoitusta koskevat hakemukset ja tarjoukset allekirjoittaa rehtori tai hänen määräämänsä. Rahoituksen myöntäjän kanssa tehtävät sopimukset allekirjoittaa rehtori.

 

EU-rakennerahastojen rahoittamia hankkeita koskevat hakemukset ja tarjoukset allekirjoitaa rehtori tai hänen määräämänsä. Hakemuksen allekirjoittajan tulee huolehtia siitä, että rahoitussuunnitelma on säädösten ja ohjeiden mukainen.

 

Osaston johtaja vastaa siitä, että rahoituksen käytössä noudatetaan rahoittajan asettamia ehtoja.

 

6.5 Sponsorointi

 

Sponsorointisopimus on tehtävä kirjallisesti yliopiston ja sponsoroivan tahon välillä. Sopimukseen on kirjattava sponsoriyhteistyön koko sisältö. Sponsorointi voi olla media- ja imagohyötyä, tavaraa ja palveluja.

 

Sponsorisopimukset allekirjoittaa rehtori ja hallintojohtaja .

 

6.6 Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen

 

Yliopistolle lahjoitettujen varojen vastaanottamisesta päättää rehtori.

 

Lahjoitusvarojen vastaanottamisen edellytyksenä on, että varat on käytettävissä yliopistolle kuuluviin tehtäviin eikä lahjoitus sisällä sellaista toimeksiantoa, jonka mukaan lahjoitusvaroilla suoritetun työn tulokset ovat yksinomaan tai pääasiallisesti lahjoittajan käytettävissä.

 

6.7 Erääntyneiden saatavien periminen

 

Saatavien perintä ja sen valvonta on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat ajallaan ja asianmukaisesti perityksi. Saatavia hoitaa palvelukeskus .

 

Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, on velallista, ellei asiasta ole toisin säädetty tai määrätty, ensin kirjeitse kehotettava maksamaan velkansa määräajassa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu määräajassa, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Perimistoimenpiteistä huolehtii palvelukeskus .

 

 

6.8 Hyvityslasku

 

Mikäli laskussa on ilmeinen asia- tai laskuvirhe on kirjoitettava hyvityslasku ja uusi lasku. Hyvityslaskussa on mainittava hyvittämisen peruste ja se, mitä laskua hyvitys koskee. Hyvityslasku tarkastetaan ja hyväksytään niin kuin tuloja koskeva lasku.

 

6.9 Tileistä poistaminen

 

Päätökset saatavien postamisesta tekee hallintojohtaja. Saatavien poistamisessa noudatetaan voimassaolevia valtion talousarvion yleisiä soveltamissäännöksiä. Saatavat poistetaan käyttäen sen yksikön määrärahaa, jonka saatavista on kysymys.

 

9.10 Yhteisömyynti

 

Laskuttaja vastaa siitä, että asiakkaan arvonlisänumero on oikea. Hallinto-osasto vastaa yhteisömyynnin yhteenvetoilmoituksen laatimisesta .

 

 

7  KIRJANPITO JA TULOKSELLISUUDEN LASKENTATOIMI

 

7.1 Tiliviraston kirjanpitokokonaisuus

 

Kirjanpito käsittää liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon, niihin kiinteästi liittyvän, tarpeellisessa laajuudessa sovellettavan sisäisen kirjanpidon sekä osakirjanpidosta ostoreskontran , maksuliikejärjestelmän ja palkkakirjanpidon.

 

Rahastoitujen lahjoitusvarojen kirjanpito hoidetaan erillään yliopiston kirjanpidosta.

 

7.2 Kirjanpidon ja muun laskentatoimen laadukkuuden varmistaminen

 

Palvelukeskus laatii kirjanpidon menetelmäkuvauksen, jossa määritellään tarvittavat kirjanpidon kontrollit ja täsmäytykset.

 

Yliopistossa suoritetaan toiminnan johtamisen ja seurannan sekä ulkoisen ohjauksen edellyttämässä laajuudessa talousarvioasetuksessa tarkoitettua sisäistä laskentaa. Sisäisen laskentatoimen ylläpidosta, valvonnasta ja kehittämisestä vastaa hallinto-osasto, joka määrittelee sisäisessä laskennassa käytettävät tilipuitteet sekä kustannusten kohdentamisen periaatteet.

 

7.3 Osakirjanpitojen valvonta

 

Palvelukeskus vastaa, että osakirjanpidoista pääkirjanpitoon siirretyt tiedot vastaavat osakirjanpidoista tulostettuja tietoja ja että osakirjanpitojen ja pääkirjanpidon väliset kirjausketjut pystytään luotettavasti toteamaan.

 

Palvelukeskus täsmäyttää osakirjanpidot kirjanpitoon vähintään kerran kuukaudessa.

 

 

 

7.4 Kirjanpidon tilit

 

Tilijärjestelmän perustana ovat valtion talousarvioasetuksen 42 b §:ssä mainittujen tilien lisäksi suunnittelu- ja seurantajärjestelmän edellyttämät tilipuitteet.

 

Tilipuitteista päättää hallinto-osasto. Tililuetteloita ylläpitää palvelukeskus . Tililuettelot säilytetään kuten kirjanpitokirjat.

 

7.5 Kirjanpitokirjat

 

Yliopistossa on pidettävä päiväkirjaa, liikekirjanpidon pääkirjaa, talousarviokirjanpidon pääkirjaa. Pääkirjat tuottaa palvelukeskus.

 

Kirjanpitokirjojen säilyttämisessä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa. Koneellista tietovälinettä käytettäessä päivä- ja pääkirjat voidaan säilyttää koneellisessa muodossa. (TaA 49 §). EU-asiakirjojen arkistoinnissa noudatetaan Euroopan neuvoston asetusta 1260/99.

 

Rahastojen kirjanpidossa käytetään soveltuvin osin samoja kirjanpitokirjoja kuin yliopiston kirjanpidossa.

 

7.6 Sähköiset menettelyt

 

Valtiokonttorille tehtävän lupahakemuksen laatii hallinto-osasto ja sen allekirjoittaa hallintojohtaja. Sähköisesti käsiteltyjen tositteiden, kirjanpitotapahtumien ja kirjanpitomerkintöjen täydellisyys pääkirjanpidossa varmistetaan täsmäytysraportilla.

 

7.7 Tositteet

 

Tositteet numeroidaan tositelajeittain vuosittain juoksevasti. Numerosarjoja ylläpitää palvelukeskus .

 

Koneellista tietovälinettä käytettäessä kirjanpitomerkinnät on tehtävä siten, että konekielisesti säilytettävään tositteeseen yhdistetään tositteen numero, päiväys ja muut kirjanpitomerkinnät sekä muut kirjanpitotapahtuman tarkastusta, hyväksymistä ja maksumääräystä koskevat merkinnät.

 

Koneellista tietovälinettä käytettäessä tulee paperilta kuvatun tositteen olla tulostettavissa paperille ja tietokoneen näytölle selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite oli alkuperäisenä ja siten, että kaikki asetuksessa valtion talousarviosta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttumattomina. Tietovälineellä laaditun menotositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille ja tietokoneen näytölle siten, että kaikki asetuksessa valtion talousarviosta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttumattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta.

 

Automaattitekniikalla tehdyt kirjaukset todennetaan päiväkirjalla.

 

Kirjanpitoon tehtävästä korjauksesta on laadittava tosite, joka on tarkastettava ja hyväksyttävä. Tallennusvirheen tai muun teknisen virheen korjaamisesta laaditun tositteen hyväksyy hallintojohtajan määräämä henkilö.

 

Jos korjaustositteessa muutetaan alkuperäisen tositteen tilimerkintöjä, korjaus hyväksytään samojen sääntöjen mukaan kuin alkuperäinen tosite. Oikaisu ja siirtokirjaukset varmentaan hallintojohtajan määräämä henkilö.

 

Korjaustositteesta tulee käydä ilmi korjatun tositteen numero ja korjauksen syy. Korjaustositteeseen on merkittävä oikaisun suorittaneen henkilön allekirjoitus ja päiväys.

 

7.8 Keskuskirjanpito

 

Palvelukeskus huolehtii tietojen toimittamisesta keskuskirjanpitoon. Keskuskirjanpidosta saatujen tilivirastokohtaisten raporttien tarkastaminen ja täsmäyttäminen tiliviraston kirjanpitoon tehdään palvelukeskuksessa, jossa raportit myös allekirjoitetaan . Kuukausittain laadittava täsmäytyslaskelma tehdään palvelukeskuksessa.

 

7.9 Valtuuskirjanpito

 

Talousarvion käsittelyn yhteydessä myönnettyjen valtuuksien ja niiden käytöstä aiheutuvien menojen seurannasta sekä Valtiokonttorille tehtävästä ilmoituksesta vastaa hallinto-osasto.

 

7.10 Korkokustannus

 

Investointilaskelmissa, kustannusvastaavuuslaskelmissa, kannattavuuslaskelmissa ja muissa pääomien käytön arviointia koskevissa laskelmissa käytetään Valtiokonttorin vuosittain ilmoittamaa korkoa, jollei muuta ole määrätty.

 

7.11 Varastokirjanpito

 

Yliopiston vaihto-omaisuuden arvo ja määrä on niin vähäinen, ettei yliopistossa pidetä talousarvioasetuksen 58 § mukaista varastokirjanpitoa. Hallinto-osasto tekee julkaisuvaraston inventoinnin vuosittain tilinpäätöstä varten.

 

7.12 Käyttöomaisuuskirjanpito

 

Hallinto-osasto vastaa yliopiston halinnassa olevaa käyttö- ja kansallisomaisuutta koskevasta käyttöomaisuuskirjanpidosta sekä irtaimistorekisteristä, joka sisältää omaisuutta koskevat nimet, tuntomerkit tai numerot, määrät, hankintahinnat ja -a jankohdat, sijaintipaikan sekä rekisteristä poistamiset.

 

7.13 Poistosuunnitelma

 

Poistosuunnitelman laatimisesta vastaa hallinto-osasto ja sen hyväksyy hallintojohtaja. Hallinto-osasto vastaa poistosuunnitelman ylläpitämisestä.

 

8  TILINPÄÄTÖS

 

8.1 Tilinpäätökseen liittyvät yleiset määräykset

 

Tilinpäätös laaditaan hallinto-osastossa. Tilinpäätöslaskelmat liitteineen laaditaan palvelukeskuksessa. Tilinpäätös laaditaan talousarvioasetuksen ja valtiokonttorin ohjeiden mukaisessa aikataulussa.

 

8.2 Tilinpäätöksen hyväksyminen ja toimittaminen

 

Tilinpäätöksen hyväksyy ja allekirjoittaa yliopiston hallitus. Tilinpäätös hyväksytään viimeistään varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15 päivänä, minkä jälkeen se viipymättä toimitetaan opetusministeriölle, valtiontalouden tarkastusvirastolle ja valtiokonttorille. Tilinpäätös sijoitetaan myös valtiokonttorin ylläpitämään yleisessä tietoverkossa saatavilla olevaan tietopalveluun, Netraan.

 

8.3 Tilinpäätöslaskelmien, tilinpäätöksen liitteiden ja tase-erittelyjen laatiminen

 

Talousarvion toteutumalaskelma, tuotto- ja kululaskelma ja tase laaditaan palvelukeskuksessa . Tilinpäätöslaskelmat allekirjoittaa rehtori yhdessä hallintojohtajan kanssa. Tilinpäätöksen liitteiden ja tilinpäätöslaskelmia täydentävien liitteiden ja tilinpäätöksen täsmäytyslaskelman laatimisesta vastaa palvelukeskus . Tase-erittelyt allekirjoittaa erittelyn laatija.

 

8.4 Oikeat ja riittävät tiedot tilinpäätöksessä

 

Hallinto-osasto päättää merkittävien ja tilinpäätöksen kannalta olennaisten tietojen liittämisestä tilinpäätöksen muihin liitteisiin tilinpäätöksen informatiivisuuden lisäämiseksi.

 

8.5 Toimintakertomuksen laatiminen

 

Toimintakertomuksen sisällöstä säädetään talousarvioasetuksen 65 §:ssä. Johdon katsauksen laatii rehtori ja sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman laatii ylin johto, muilta osin toimintakertomus laaditaan hallinto-osastossa. Yliopiston hallitus hyväksyy toimintakertomuksen osana yliopiston   tilinpäätöstä.

 

8.6 Valtion tilinpäätöstä varten toimitettavat selvitykset

 

Valtion tilinpäätöstä varten tarvittavista Valtiokonttorin vaatimista selvityksistä vastaa hallinto-osasto valtiokonttorin edellyttämässä aikataulussa.

 

8.7 Ministeriön tilinpäätöskannanotto

 

Opetusministeriön tilinpäätöskannanotto käsitellään yliopiston hallituksessa.

 

8.8 Tiliviraston taseeseen sisällytetyt rahastot

 

Hallinto-osasto laatii taseeseen sisältyvien rahastojen tilinpäätökset yliopiston sisäisen tilinpäätöksen valmistelun aikataulun mukaisesti.

 

Yliopiston hallitus hyväksyy rahastojen tilinpäätökset osana yliopiston tilinpäätöstä.

 

 

9  OMAISUUDEN HALLINTA

 

9.1 Omaisuuden hallintaan liittyvät yleiset määräykset

 

Omaisuuden hallinnan tarkoituksena on huolehtia siitä, että yliopiston tehtävien ja tavoitteiden mukaisen toiminnan edellyttämät tuotteet ja palvelut saadaan käyttöön tarkoituksenmukaisesti ja taloudellisesti. Yliopiston omaisuuden hallintaan kuuluu omaisuuden hakkiminen, varastointi, korjaus ja huolto, käyttöomaisuuden rekisteröinti ja kirjanpito, käytöstä poistaminen sekä valvonta.

 

Omaisuuteen luetaan kuuluvaksi tavarat kuten koneet ja laitteet, kalusteet, tarve- ja taaka-aineet, varaosat sekä atk-ohjelmat. Tätä sääntöä on soveltuvasti noudatettava myös palvelusten hankinnassa.

 

Omaisuuden hallinta on hoidettava varsinaisen toiminnan aiheuttamat vaatimukset huomioon ottaen taloudellisesti, joustavasti ja tarpeettomia hallinnollisia rutiineja välttäen. Taloudellisuustavoitteen ohella on huolehdittava valtion omaisuuden säilymisestä.

 

Omaisuuden hallintaa koskevia määräyksiä ja ohjeita antaa tarvittaessa hallinto-osasto.

 

Kunkin osaston omaisuuden hoidosta vastaa osaston johtaja. Omaisuus on pidettävä kunnossa ja sitä on käytettävä taloudellisella ja tarkoituksen mukaisella tavalla. Omaisuuttaa ei saa jättää alttiiksi sää-, varkaus- ym. vahingoille.

 

Hallinto-osaston tehtävänä on valvoa, että yliopiston omaisuutta hoidetaan sekä käytetään asianmukaisesti ja taloudellisesti.

 

Tutkimus- ja opetusvälineiden käytössä tukee edistää osastojen välistä yhteistoimintaa, jotta omaisuus olisi mahdollisimman tehokkaassa käytössä. Tutkimus- ja opetusvälineiden sekä kaluston kunnossapito tulee järjestää siten, että omaisuus on jatkuvasti käyttökunnossa ja että kunnossapitokustannukset pysyvät pieninä.

 

9.2 Arvopaperirekisteri

 

Hallinto-osasto pitää arvopaperirekisteriä, joka sisältää arvopapereittain eriteltynä tiedot arvopapereiden numeroista ja sarjoista, lukumääristä, säilytyspaikoista, hankinta-ajoista sekä hankinta- ja nimellisarvoista.

 

9.3 Rahoitusomaisuuden säilyttäminen

 

Arvopaperit säilytetään kassakaapissa.

 

Yliopiston hallussa olevat varallisuusarvoiset asiakirjat on säilytettävä kassakaapissa tai -l ippaassa tai muussa turvallisessa paikassa.

 

9.4 Käyttöomaisuuden inventointi

 

Käyttöomaisuuden inventoinnin suorittaan joka vuosi hallintojohtajan määräämä henkilö.

 

Omaisuuden inventoinnin suorittamistavasta ja -ajankohdasta antaa ohjeet hallinto-osasto.

 

9.5 Omaisuuden luovutus

 

Omaisuus on poistettava käyttöarvoa vailla olevana, mikäli vanhentunut omaisuus haittaa tehokasta toimintaa, omaisuuden korjaaminen on epätaloudellista, omaisuus ei ole muuttuneiden olosuhteiden vuoksi enää tarpeellinen yliopiston toiminnalle tai sen käyttöaste on muuttunut epätaloudelliseksi tai omaisuutta ei työturvallisuuden vuoksi tai muusta syystä voida käyttää tarkoitetulla tavalla.

 

Käyttöarvoa vailla oleva omaisuus, joka on hyväksytty poistettavaksi, on poistettava yliopiston hallinnasta valtion talousarvion yleisten soveltamismääräysten mukaisesti myymällä huutokaupalla tai tarjousten perusteella, vastikkeetta luovuttamalla toiselle valtion laitokselle, hävittämällä tai luovuttamalla TaL:n 24§:ssä ja TaA 72a ja 72 b§:ssä esitetyllä tavalla. Poistettu omaisuus poistetaan käyttöomaisuusrekisteristä.

 

Päätöksen omaisuuden poistosta ja poistetun omaisuuden käytöstä tekee osaston johtaja tai hänen määräämänsä esityksestä hallinto-osasto.

 

9.6 Muut tiliviraston omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset

 

Virka-autoa saa käyttää vain virkatehtävien hoitamiseen. Virka-autojen käytöstä on pidettävä ajopäiväkirjaa.

Välittömästi matkapuhelimen hankinnan tai matkapuhelimen käyttäjän vaihtumisen jälkeen puhelimen käyttäjän on allekirjoitettava matkapuhelimen käyttöön liittyvä sitoumus/valtakirja ja toimitettava se hallinto-osastolle. Käyttäjä sitoutuu siihen, että yksityispuhelut voidaan veloittaa palkanmaksun yhteydessä.

 

Jos henkilöstön käyttöön luovutetaan yliopiston koneita ja laitteita, asiasta on tehtävä etukäteen kirjallinen sopimus osaston johtajan ja työntekijän välillä .

 

9.7 Vuokraus ja leasing

 

Koneiden ja laitteiden vuokrausta tai leasing-omaisuutta koskevat sopimukset allekirjoittaa osaston johtaja.

 

Osaston johtaja vastaa vuokratun ja leasing-omaisuuden käytöstä. Leasing-omaisuus on merkittävä yliopiston yhteiseen rekisteriin.

 

 

9.8 Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen

 

Lahjoitetun omaisuuden vastaanottamisesta päättää rehtori.

 

10  TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT

 

10.1 Taloushallinnon tietoturvallisuuden yleiset määräykset

 

Palvelukeskuksen tehtävänä on ylläpitää taloushallinnon järjestelmien tietojärjestelmäkuvaukset, toimeenpanna tietojärjestelmään liittyvät turvallisuustoimenpiteet, seurata tietoturvallisuutta tietojärjestelmässä ja raportoida tietoturvallisuudesta ja siihen kohdistuvista häiriöistä. Hallinto-osaston tehtävänä on soveltaa ja toteuttaa viraston tietoturvallisuuspolitiikkaa omaa erikoisasiantuntemustaan hyödyntäen, vastata tietoturvallisuustoimenpiteiden huomioon ottamisesta omalla vastuualueellaan, noudattaa hyvää tietoturvallisuustapaa ja raportoida tietoturvallisuudesta.

 

Palvelukeskuksen tehtävänä on ylläpitää turvallisuusmenettelyt tietojärjestelmässä, seurata järjestelmän toimintaa tietoturvallisuuden kannalta, varautua poikkeaviin tapahtumiin ja niiden vaatimiin vastatoimenpiteisiin ja raportoida turvallisuutta vaarantavista tapahtumista ja häiriöistä.

 

Taloushallinnon tietojärjestelmien käyttäjien tehtävänä on tuntea tietoturvallisuudesta annetut ohjeet ja noudattaa niitä sekä raportoida havaitsemistaan ongelmista, uhkista ja ohjeiden vastaisista menettelyistä.

 

10.2 Koko yliopistoa koskevien tietojärjestelmien hankkiminen ja käyttöönotosta päättäminen

 

Maksuliike- ja kirjanpitojärjestelmän hankkimisesta ja käyttöönotosta päättää palvelukeskus .

Muiden taloushallinnon järjestelmien sekä kustannuslaskentajärjestelmän hankkimisesta ja käyttöönotosta päättää hallintojohtaja.

 

Koko yliopistoa koskevien henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tietojärjestelmien hankinnasta päättää hallintojohtaja.

 

10.3 Kirjanpidon tietojärjestelmät

 

Menetelmäkuvausten laadinnasta, ylläpidosta ja säilyttämisestä vastaa palvelukeskus . Järjestelmien tietoturvallisuudesta vastaa palvelukeskus . Palvelukeskus vastaa siitä, että järjestelmien käytössä otetaan huomioon tietoturvallisuuteen liittyvät säännökset, määräykset ja ohjeet.

 

10.4 Maksuliikkeen tietojärjestelmä

 

Maksuliikkeen hoitamiseksi yliopistossa on käytössä kirjanpidon tietojärjestelmän lisäksi erillinen pankkijärjestelmä. Pankkijärjestelmää käytetään lisäksi pankkitileihin liittyvien tietojen noutamiseen pankin tietokannasta.

 

10.5 Palkkajärjestelmä

 

Menetelmäkuvauksen laadinnasta, ylläpidosta ja säilyttämisestä vastaa hallinto-osasto. Järjestelmän tietoturvallisuudesta hallinto-osasto vastaa siitä, että järjestelmän käytössä otetaan huomioon tietoturvallisuuteen liittyvät säännökset, määräykset ja ohjeet.

 

 

11  TOIMENPITEET HAVAITTAESSA TALOUDENHOIDOSSA VIRHEITÄ TAI VÄÄRINKÄYTÖKSIÄ

 

11.1 Havainnon tekijän vastuu ja ilmottamisvelvollisuus

 

Havaittaessa väärinkäytöksiä tai toimintaan oleellisesti vaikuttavia virheitä taloudenhoidossa, asia on viipymättä saatettava rehtorin ja hallintojohtajan tietoon.

 

11.2 Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin

 

Rehtori ja hallintojohtaja päättävät ilmoituksen ja mahdollisten lisäselvitysten perusteella tarvittavista jatkotoimenpiteistä.

 

11.3 Väärinkäytöksistä ilmottaminen valtiontalouden tarkastusvirastolle

 

Väärinkäytökset ilmoitetaan aina valtiontalouden tarkastusvirastolle.

 

11.4 Rikoksista ilmottaminen

 

Rehtori ja hallintojohtaja vastaavat rikosilmoitusmenettelystä, jos yliopiston toiminnassa havaitaan rikos.

 

Jos yliopiston omaisuuteen on kohdistunut rikos, rikosilmoituksen tekee viivytyksettä henkilö, joka rikoksen on havainnut, tai se osasto, jonka hallinnassa omaisuus on. Tieto rikosilmoituksesta on toimitettava hallinto-osastolle.

 

11.5 EU-varojen hallinnoinnissa havaituista virheistä ja väärinkäytöksistä ilmoittaminen

 

Eu-varoihin liittyvät väärinkäytökset ilmoitetaan valtiontalouden tarkastusvirastolle ja sille kansalliselle viranomaiselle, joka toimii kyseisten varojen osalta.

 

 

11.6 Jatkotoimenpiteet

 

Rehtori ja hallintojohtaja vastavat toimenpiteistä, joita tarvitaan tapahtuneiden virheiden korjaamiseksi sekä virheiden, väärinkäytösten ja rikosten uusiutumisen ehkäisemiseksi.

 

 

 

12. MUUT MÄÄRÄYKSET

 

12.1 Voimaantulo

 

Tämä taloussääntö tulee voimaan 25.4.2007 ja sillä kumotaan 14.12.2005 vahvistettu taloussääntö.

 

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 24.4.2007.

 

12.2 Taloussääntöjen toimittaminen tiedoksi

 

Taloussääntö ja muut Kuvataideakatemian säännöt, joissa määrätään taloussääntöön kuuluvista asioista, toimitetaan tiedoksi Valtiokonttoriin, palvelukeskukseen , valtiontalouden tarkastusvirastoon ja opetusministeriöön. Toimittamisesta vastaa hallinto-osasto.